なぜ議事録作成はここまで”時間泥棒”なのか？

議事録作成は、一見シンプルな作業に見えます。しかし、実際には多くのビジネスパーソンが「思った以上に時間を奪われている」と感じている業務の一つです。

 

議事録が抱える”3つの非効率”

 

1. 要点を抽出するのに時間がかかる

会議の内容は冗長になりがちです。発言の順番は前後し、雑談や本題からそれる部分も多く、どこが重要なのかを見極めるだけでも神経を使います。

 

2. 成果として見えづらい

「議事録はちゃんと取って当たり前」という前提のもと、どれだけ丁寧にまとめても、評価や成果としては表れにくいものです。モチベーションが上がりにくい業務でもあります。

 

3. 属人化と手作業依存

多くの企業では、議事録作成が個人の記憶力・要約力に依存しています。その結果、内容の精度や粒度にばらつきが出やすく、再利用も難しい状況に。

「正確に、簡潔に、すばやく」――その全てを手作業で満たすのは至難の業です。このように、議事録は”情報整理力”と”処理スピード”の両方が問われる、実は非常に負荷の高い仕事なのです。

ですが、ここにこそAIを導入する意義があります。次の章では、AIを使ってこの負荷をどこまで減らせるのか、具体例とともに解説します。

 

AIならではの議事録改革～要約×タスク抽出の実例

議事録作成の面倒くささは、要点整理とタスクの抽出がセットで求められる点にあります。しかし、これらはまさにAIが最も得意とする分野です。

ここでは、実際に業務で使えるAI活用例を3つ紹介しながら、「議事録から何をどう自動化できるのか」を明らかにしていきます。

 

ChatGPTを使った議事録生成の流れ

 

ステップ①：会議音声を文字起こしする

会議の録音を文字に起こすには、AI文字起こしツール（例：Whisper、Nottaなど）を使用します。音声→テキストの変換は、ChatGPT単体ではできないため、前処理として必須です。

 

ステップ②：ChatGPTに「要約＋タスク抽出」を依頼する

ChatGPTに以下のようなプロンプトを投げるだけで、要点だけをスッキリと整理した議事録を生成してくれます。

—

このテキストは会議の文字起こしです。

このテキスト内容を要約し、会議内で出た今後のアクション（ToDo）をリストアップしてください。

—
 

ステップ③：テンプレートと組み合わせて”社内用”の形に

以下のようなテンプレートを使えば、社内共有フォーマットにも即対応可能です。

—

【会議名】〇〇定例
【開催日】2025年5月1日
【参加者】〇〇、××、△△

【要約】
…

【アクション項目（タスク）】
– 〇〇が△△を担当する
– 次回までに□□を準備する

—

 

おすすめAIツール3選と特徴

 

① ChatGPT：汎用性＆柔軟性が高い

文字起こし済みのテキストに対し、「要約」「要点抽出」「質問づくり」「提案」など柔軟なアウトプットが可能です。テンプレートの併用やGPTsのカスタマイズによって、繰り返し業務にも強くなります。

 

② Google AI Studio：音声ファイルに直接対応

GoogleのAI Studioを使えば、音声ファイルをアップロードするだけで、要約文＋アクションリストを自動生成できます。議事録作成に特化しているわけではありませんが、音声ファイルを扱う点で便利です。

 

③ tl;dv：Zoom／Meet連携で自動議事録

「tl;dv（ティーエルディーブイ）」は、ZoomやGoogle Meetの録画と連動して、会議終了後に自動で要点要約します。精度も高く、インサイドセールスやCSチームでの導入例も多数です。

このように、ツールを組み合わせることで「会議後10分で議事録完了」も現実的な選択肢になります。

次の章では、ChatGPTを実際に使った議事録作成プロセスの全貌を”デモ風”に紹介します。

 

実際にやってみた～ChatGPTで議事録作成の一部始終

ここでは、ChatGPTを使って議事録を作成する一連の流れを、**「実際にやるとどうなるのか？」**という視点でご紹介します。

 

前提準備：会議の音声をテキスト化

今回は、Zoomで録音した会議音声（10分程度）をベースに、AI文字起こしツール（例：Whisper）を使ってテキストに変換しました。

ここでは仮に、以下のような議事録前提データがあるとします。

—

（抜粋）

田中：今回のキャンペーンLPは5月15日公開予定です。

佐藤：なるほど、それまでにABテストの素材を3つ用意しておきますね。

田中：ありがとう、リマインドをSlackに入れておきます。

—
 

ChatGPTに依頼：要約＋タスク抽出プロンプト

上記の文字起こしテキストをChatGPTに以下のように入力します：

—

このテキストは会議の録音内容です。

要点を要約し、次にやるべきToDoを3点以内でリストアップしてください。

—
 

ChatGPTの出力例：

—

【要約】
5月15日に公開予定のキャンペーンLPについて確認。佐藤さんがABテスト素材を3つ準備し、田中さんがSlackでリマインドを行うことが決定された。

【アクション項目】

• 佐藤：ABテスト素材を3つ用意（〆切：5月14日）
• 田中：Slackでリマインド設定
• 全員：公開日5月15日に向けて進捗確認

—
 

出力形式のカスタマイズも可能

例えば、以下のように追加プロンプトを使えば…

—

この出力を社内の議事録フォーマットに整形してください。

フォーマット例：会議名／開催日／参加者／要約／タスク

—

すると、見栄えも整った状態でコピペ可能な議事録に変換されます。

ここまでやれば、会議後の10分で、「そのまま共有できる議事録」が完成します。

次の章では、こうしたプロセスを「再現可能な仕組み」にしていく方法をご紹介します。

 

明日から議事録作成が10分で終わる仕組みを作ろう

AIによる議事録作成を”単発の時短術”で終わらせてはもったいない。重要なのは、再現性のある仕組みとして社内で定着させることです。ここでは、明日から実践できる仕組み化のコツを紹介します。

 

ステップ1：人がやるべき部分 vs AIに任せる部分を切り分ける

まずは業務の流れを「人がやるべき部分」と「AIに委ねる部分」に分解してみましょう。

 

 

ステップ2：社内テンプレートを用意する

ChatGPTの出力を「そのまま社内に使える形にする」ためには、あらかじめ社内共有の議事録テンプレートを用意しておくのが近道です。

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【会議名】〇〇ミーティング
【日時】2025年5月◯日（火）14:00-15:00
【参加者】◯◯、××、△△

【要約】
…

【ToDo】
– ◯◯が××を担当（5/10まで）
– △△が資料送付を実施（5/12）

—

このテンプレをChatGPTに与えるだけで、誰でも”社内基準”の議事録が作れるようになります。

 

ステップ3：GPTsでさらに自動化する

ChatGPTの「GPTs（カスタムチャットボット）」機能を使えば、テンプレ・プロンプト・出力形式を事前設定した議事録専用GPTを作ることも可能です。

使い方は簡単で、会議後に文字起こしデータを貼り付けるだけ。プロンプト不要、誰でも5分以内で議事録が出力できる状態にできます。

議事録作成は、もう”気合”や”根性”に頼る時代ではありません。 仕組みさえ作っておけば、チーム全体の時間と費を同時に底上げできます。

 

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でも、ここで終わりではありません。AI活用の一歩を踏み出した今こそ、次は”型”を使って再現性ある効率化へと進むチャンスです。

 

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