なぜ予定調整にAIが有効なのか？

予定調整という業務は、一見するとシンプルに見えて、実は多くの無駄が潜んでいます。 誰かの空き時間を確認し、候補日を提案し、再調整して…という一連のやり取りは、非効率なコミュニケーションの温床です。

人力での日程調整に潜む3つのボトルネック

1. 往復のやり取りが多すぎる
   Slackやメールで日程を調整する際、相手の反応を待つ時間が発生し、意思決定までに数日かかることもあります。

2. 候補日作成の手間が大きい
   自分と相手、複数人の空き時間を探して候補日をリストアップする作業は、地味に時間を取られがちです。

3. ミスによるリスケが発生しやすい
   人手でやると、予定のダブルブッキングや相手の都合見落としによる調整ミスも頻発します。

AI×カレンダー連携が解決するポイント

生成AIとカレンダーを連携させることで、上記のような課題が一気に解消されます。

• ChatGPTが自動で候補日を生成し、メールやチャット文面も自動作成

• カレンダーAPIを通じて空き時間を即時取得

• 一連の調整プロセスをZapierやGASで完全自動化

つまり「相手に空き時間を聞く」→「自動で提案文を送る」→「確定後に自動登録する」までが、ほぼノータッチで完結します。

特に、日程調整の頻度が高い営業職やマネージャー職にとっては、生産性向上へのインパクトが非常に大きい自動化領域です。

実践！AI×カレンダー自動調整の仕組み

では、実際にどのようにして生成AIとGoogleカレンダーを連携し、日程調整を自動化するのでしょうか？ ここでは、ノーコードツール「Zapier」とChatGPT、Googleカレンダーを組み合わせた基本的な自動化フローを紹介します。

そもそもZapier（ザピアー）とは？

Zapierは「あるサービスで発生したイベントをきっかけに、別のサービスで自動的にアクションを実行する」ことができるノーコード自動化ツールです。
Googleカレンダー、Slack、Gmail、Notion、ChatGPT APIなど、5,000以上のサービスに対応しており、「○○が起きたら、××する」といった連携処理（＝Zap）を、プログラミング不要で構築できます。

たとえば以下のような連携が可能です：

• Googleフォームで予定調整依頼を受けたら、ChatGPTで返信案を作り、Slackに送信
• Calendlyで面談が確定したら、自動でGoogleスプレッドシートに記録

このZapierを活用することで、複雑な業務プロセスをボタン一つで自動化できるのです。
 

基本構成：Googleカレンダー × ChatGPT × Zapier

以下のような流れで自動化が可能です。

1. 予定調整依頼の受信（トリガー）
   SlackやGoogleフォームで日程調整リクエストを受け取ります。

2. 空き時間の取得
   Zapierが Googleカレンダーの予定を読み取り、空き時間をリストアップします。

3. ChatGPTによる提案文の生成
   「以下の日時が候補です。ご都合いかがでしょうか？」といったメッセージを自動生成。

4. 自動送信（メールやSlack）
   作成したメッセージをZapier経由で相手に送信します。

5. 確定後のカレンダー登録
   相手が返信してきたら、Zapierで自動的にカレンダーに登録する処理も可能です。

利用シーンはこんなにある

• 営業面談のアポ取り
  顧客からの問い合わせに対し、即座に候補日を提示。

• 社内ミーティング調整
  チームメンバー全員の空き時間を自動抽出して、最適な日時を提案。

• 外部パートナーとの定例会調整
  定期的な調整業務も、テンプレート化＋自動送信で劇的に時短。

このように、Zapierを中心に複数ツールをつなぐことで、「日程調整の自動化エンジン」が完成します。

発展編：GAS（Google Apps Script）でさらに柔軟な自動化へ

Zapierは非常に便利なノーコードツールですが、細かい条件分岐や、複数の処理を1つのトリガーで柔軟に制御したいときには限界があります。 そうした場面で力を発揮するのが、Google Apps Script（通称：GAS）です。

GASは、Googleが提供するJavaScriptベースのスクリプト環境で、Googleカレンダーやスプレッドシート、Gmailなどと自由に連携・自動化が可能です。

GASでできること：日程調整を”思い通りに”設計する

例えば以下のような処理を、自由自在に組み込むことができます。

• カレンダーの空き時間を抽出し、条件付きで提案する
  例：「平日10～17時のうち、30分以上空いている時間だけ提案」

• 候補日をGmailで自動送信＋クリックで返信受付
  例：「以下の日程から選んでください（URLリンク付き）」というメールを自動生成・送信

• 決定した予定をカレンダーに自動登録し、リマインドメールも送信
  例：予定登録から24時間前に自動で確認メールを送信

このようにGASを使うことで、Zapier以上に高度で自分仕様のスケジューラーを構築できます。

実装例：GASで日程調整メールを自動送信するスクリプト

 
function sendScheduleProposal() {
	const calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();
	const startDate = new Date();
	const endDate = new Date(Date.now() + 7 * 24 * 60 * 60 * 1000); // 7日後 
	const events = calendar.getEvents(startDate, endDate);
	const busySlots = events.map(event => { return Utilities.formatDate(event.getStartTime(), Session.getScriptTimeZone(), "M月d日 H:mm"); });
	const proposedTimes = ['5月17日 10:00', '5月17日 14:00', '5月18日 11:00'] .filter(time => !busySlots.includes(time));
	const emailBody = `以下の候補日程からご都合のよい日時をお選びください。\n\n${proposedTimes.join('\n')}`;
	MailApp.sendEmail('client@example.com', '日程調整のご案内', emailBody); 
}
 

AIクラスでは、実務スキルとしてのGAS活用法も紹介中！

実はこのGAS活用による高度な日程調整の仕組み、AIクラスでも詳しく取り上げています。 初学者でも理解できるよう、サンプルコードやワーク付きで学べる構成です。

「日程調整を”完全自動化”したい」という方にとって、GASはまさに次の武器になります。AIクラスについて詳しくはこちらから。

【AIクラスの実績公開】業務80%削減ってホント!? ｢営業×AI｣の新たな可能性に迫る！

• AI

まとめ：予定調整は”自動化の入り口”

生成AIや自動化ツールというと、「難しそう」「一部のIT系職種だけの話」と思われがちですが、実は最も導入しやすく、効果が見えやすい業務こそ”日程調整”です。

• 毎週・毎月必ず発生するルーティン業務であること
• 明確なプロセスとルールがあり、自動化しやすいこと
• ツール導入の手間が少なく、すぐに結果が出せること

——この3点から見ても、スケジューリングの自動化は「AI活用の第一歩」として非常に優れています。

調整工数を減らすと”考える余白”が生まれる

日程調整は、時間だけでなく”気を取られるコスト”も大きい業務です。 この手間を削減することで、営業戦略を練る時間、チームの成果を考える時間が確保でき、ビジネス全体の質が底上げされます。

そして、ZapierやGASを使いこなす経験は、他の業務自動化へと応用可能です。
「1つできた」体験が、あなたのAI活用スキルを飛躍的に成長させてくれるはずです。

AI活用を”武器”に変えたい営業パーソンへ

日程調整を自動化できたあなたは、すでにAI活用の第一歩を踏み出しています。
では次に、「売上に直結するAI活用」へ進んでみませんか？

AIクラスでは、営業リスト作成、商談準備、提案資料作成、顧客フォローに至るまで、営業職に特化した生成AI活用術を体系的に学べます。
ただの知識ではなく、“現場で成果を出すための実践スキル”が身につく構成です。

そこで現在、LINE登録者限定で「営業マン向けAI活用マニュアル」を無料配布中です。
実務に使えてあなたの成果を最大化する営業×AI情報をもっと深く知りたい方は、ぜひLINEに登録してみてください！
あなたの現場でのAI活用のヒントが、きっと見つかります！

営業に使える！AIマニュアルを無料配布中！

「AI営業」や「業務へのAI活用」に関心のある方へ、営業現場で“すぐ使える”AI活用マニュアルを無料でお届けしています！

LINEで無料プレゼントを受け取る

※AIクラスの詳細もここから受け取れます

この記事の監修
黒山結音 - Sooon株式会社COO。「AI×営業」などの最先端ノウハウを発信。ChatGPT、Gemini、FeloなどのAIツールを活用した営業効率化手法を開発し、非エンジニアでも実装可能なメソッドを指導。「GMOコラボ 生成AI大感謝祭」に登壇者として、「AIグランプリ2025 春」に審査員として参加。生成AIパスポート保持 / Feloアンバサダー / tl;dvパートナー