AIで業務効率化が劇的に進む4つの理由

近年では、さまざまな企業が業務効率化の手段としてAIを活用しています。

AIの活用が業務効率化につながる理由としては、主に以下の4つが挙げられます。

1. 単純な事務作業を自動化できる
2. 大量のデータ処理を短時間でできる
3. ヒューマンエラーを防止できる
4. ワークライフバランスが保ちやすくなる

順番に見ていきましょう。

 

1.単純な事務作業を自動化できる

AIが最も得意としている領域は、単純作業を繰り返すことです。

あらかじめ業務に関するルールを学習させておくことで、後はそのルールにしたがって淡々と作業をしてくれます。

例えば、以下のような仕事はAIに任せることが可能です。

• データの入力や整理
• パターン化されている資料やメールの作成
• 規定から外れた不良品や異常行動の検知

このような単純作業をAIに任せれば、人間は企画立案や顧客サポートのような、業績に直接影響するコア業務に集中できるようになります。

 

2.大量のデータ処理を短時間でできる

AIは、大量のデータ処理も得意としています。

従来のコンピューターでもデータ処理を任せられますが、AIの魅力は「自発的なデータ分析から予測を立てられること」です。

例えば、以下のような業務に対応できます。

• 市場状況や顧客の行動履歴による営業戦略の立案
• 機械のリアルタイムデータによるメンテナンス計画の立案
• 在庫状況や消費者ニーズによる発注業務の最適化
• 過去の採用データによる応募者の自動判別

このように、AIにデータ分析・予測を任せることで、処理速度が向上するだけでなく人間の意思決定スピードも飛躍的に高まります。

 

3.ヒューマンエラーを防止できる

AIの活用は、人間が起こすヒューマンエラーの防止にも役立ちます。人間が作業をすると、疲労や集中力の欠如などの影響でミスが起きてしまいます。

データ入力や不良品検知のような単純作業であっても、間違った数値を入力してしまったり、見落としや誤判定をしてしまったりすることはあるでしょう。

ミスが起きると修正や再確認に多くの時間を取られてしまい、その後のプロセス全体に影響を与えてしまいます。

しかし、AIには疲労や集中力の概念がありません。「AIに任せておけばすべて完璧」というわけではありませんが、人間よりミスが起きる確率は低いといえます。

担当者によって品質にばらつきが生まれる「業務の属人化」を解消できるのも、AIに仕事を任せるメリットでしょう。

 

4.ワークライフバランスが保ちやすくなる

AIによってさまざまな業務効率化が実現すると、従業員はデータ入力や資料作成、修正作業などで残業をしなくて済みます。

その結果、プライベート時間を確保しやすくなり、ワークライフバランスの維持がしやすくなるでしょう。

従業員のワークライフバランスが改善されると、一人ひとりが日々の業務に集中して取り込めるようになります。浮いた時間を新しい知識やスキルの勉強に充てる方もいるはずです。

AIが得意な「単純作業」や「データ処理」を自動化すれば、従業員は「創造的なこと」や「感情が推し量られること」など、人間にしかできない業務に専念できます。すると、企業全体の生産性向上につながるでしょう。

 

AIで効率化できる主な業務10選

では、AIで効率化できる業務例を詳しく見ていきましょう。

1. 営業活動
2. 資料作成・メール作成
3. 議事録作成
4. データ入力・分析
5. 問い合わせ対応
6. 画像生成・動画生成
7. コーディング
8. 検査・検品
9. 保守・保全
10. 採用活動

 

1.営業活動

営業活動では、以下のような業務効率化がおこなわれています。

• データ入力から見積書・契約書・報告書を自動作成する
• 市場状況や顧客データを分析し、見込み顧客の選定をする
• 顧客に購買行動を分析し、特性や嗜好を理解する
• 商談の音声を解析し、成功パターンや改善案を抽出する

従来は、顧客にアポイントなしで売り込みを欠ける「飛び込み営業」が主流でしたが、不特定多数の企業や個人にアプローチするのは効率的とはいえません。

AIを導入することで、さまざまなデータ分析から受注確度の高い見込み顧客に絞ってアプローチできるようになります。少ない時間と労力で売上アップを目指せるでしょう。

また、優れた営業ノウハウの可視化・共有もできるため、特定の社員に頼らざるを得ない状況（属人化）の解消にもつながります。

 

2.資料作成・メール作成

AIを活用すれば、プレゼン資料や報告書、メール作成なども自動化できます。

具体的には、以下のように業務を効率化できます。

• 作成したい資料の目的や条件を指定して構成案を自動作成する
• データや数値を入力して図表・グラフを自動作成する
• 定型文や頻繁に送信する内容のメールテンプレートを自動作成する

パターン化された資料やメールならAIに任せることで、人間はより質を高めるためのブラッシュアップに時間を使えます。結果として、業務効率と生産性が向上するでしょう。

 

3.議事録作成

AIは、音声認識技術も備えており、録音した音声データを自動で文字起こし可能です、

また、多くのツールでは以下のような機能も備わっています。

• 多人数の会議で発言者を識別する機能
• 会議内容の要点を抽出・見出し化する機能
• 複数言語をリアルタイムで翻訳する機能
• 自動作成した議事録をクラウド上で共有する機能

手動で議事録を作成していると、メモを取ることばかりに集中しすぎて重要事項を聞き逃すことが珍しくありません。

しかし、AIに議事録作成を任せれば、人間は会議や商談に100%集中できるようになります。その結果、今までより質の高い議論を交わせるようになるでしょう。

会議の決定事項をすぐに共有できるため、スムーズに実行へ移せるのもポイントです。

 

4.データ入力・分析

AIは大量のデータを瞬時に処理・分析することに長けています。

「OCR（光学文字認識）」という文字認識技術と組み合わせることで、今まで手作業で入力していた業務を大幅に効率化できます。

例えば、以下のように活用可能です。

• アンケート結果の集計と分析をする
• 領収書をスキャンして内容を自動入力する
• 在庫数と需要を分析して自動発注する

手作業でのデータ入力は、どうしても入力ミスや記載漏れが発生してしまいます。ヒューマンエラーを防ぐことで、修正や確認にかかる時間も短縮できるでしょう。

 

5.問い合わせ対応

AIチャットボットに「よくある質問とその回答」「イレギュラーな質問がきた際の対応方法」などを学習させることで、問い合わせ対応を自動化できます。

また、社内規定や業務マニュアルを学習させておけば、社内からの問い合わせに対応する時間も削減可能です。これまでの担当者は、他の業務に集中したり、より複雑な質問への対応がしやすくなります。

AIチャットボットの魅力は、24時間365日いつでも質問に答えられる点です。顧客は時間を気にせず問い合わせられるため、結果として顧客満足度の向上につながるでしょう。

 

6.画像生成・動画生成

画像や動画を活用したコンテンツ生成も、AIで効率化できます。

生成してほしい画像や動画のイメージをプロンプト（命令文）で具体的に伝えることで、そのイメージに近いものを生成してくれます。

イラスト制作や映像制作には、高度な専門知識・スキルが必要とされていましたが、AIを活用すれば初心者でも制作可能です。

ビジネス現場では、商品開発のアイデア創出に役立てたり、PR動画の制作に活用したりできます。

ただし、AIは著作物も学習対象としているため、商用利用する際は「著作物との類似性がないか」を必ずチェックしましょう。

 

7.コーディング

AIを活用すれば、コーディング（プログラミング）も専門知識なしで自動化可能です。

自然言語処理技術を利用することで、人間が指示した内容に基づいたソースコードを生成してくれます。これにより、非エンジニアでも一定品質のコードに仕上げられます。

また、エンジニア自身が見落としていたエラーを発見したり、修正案を提示してもらえたりするのも、AIを活用するメリットです。

 

8.検査・検品

AIに正規製品の状態を画像認識させておくことで、工場や倉庫における検査・検品作業も自動化できます。

疲労や集中力にパフォーマンスが左右されないことで、人間よりも正確に不良品を見分けることが可能です。ヒューマンエラーを防ぐことで、企業の信頼維持にも役立つでしょう。

検査・検品の自動化はAI導入前も、温度・サイズ・加圧などを設定したセンサーでおこなわれていました。しかし、センサーでは傷や汚れの判別が困難です。

AIを活用すれば、人の目視チェックに限りなく近い状態を作り出せます。従業員の業務負担が減ることで、人手不足の解消につながるでしょう。

 

9.保守・保全

機械や設備の老朽化・故障を検知するシステムとしてもAIを活用できます。

例えば、通常と異なる動作をした際に通知が届くようにしたり、センサーからデータを収集してメンテナンス計画を自動的に立ててくれたりなど、さまざまな用途で活用可能です。

故障する前に修理やメンテナンスをすることで、突然業務がストップしてしまうリスクを防げるでしょう。

特に、目視チェックが難しい場所にある機械や設備の保守・保全は、AI導入が有効です。

 

10.採用活動

採用活動においては、以下のような業務を自動化できます。

• エントリーシートと自社のマッチ度を自動判定する
• 面接日程調整やフォローアップメールを自動作成・送信する
• 自社とのマッチ度が高い人材に絞って求人情報を表示する
• 応募者との面接内容を共有する書類作成を自動化する

あらかじめ応募者を絞り込むことで、採用担当者の工数を削減できます。膨大な書類チェックから解放されることで、より面接や応募者のフォローアップに注力できるでしょう。

ただし、AIは学習データに沿った判定しかできません。過去の学習データに偏りがあったり、書類だけではわからない応募者の魅力に気がつけなかったりする課題はあります。

 

AIで業務効率化を実現した成功事例10選

ここからは、実際にAIで業務効率化に成功した事例を紹介します。

1. 営業職における顧客対応のスキル向上｜日本生命保険
2. 面談中の記録業務を軽減｜エンジョイント税理士法人
3. アンケート結果の自動分析で手動の10分の1以下に時短｜三菱総合研究所
4. 生成AIによるテンプレート呼び出し・自動対応で、メール対応業務の属人化解消｜カラクリ株式会社
5. モデル起用や撮影は行わず生成AIのみで広告制作｜株式会社パルコ
6. 3Dモデルのアウトライン生成で建築設計の初期段階の作業を効率化｜株式会社大林組
7. 生成AIの導入で1人あたりの1日のコーディング時間が約1～2時間削減｜LINEヤフー株式会社
8. 原料検査の自動化・効率化で働く人にやさしく｜キユーピー株式会社
9. AIを活用した異常予兆検知で監視業務の標準化と属人化の解消｜花王株式会社
10. 新卒採用選考にAI導入でより客観的かつ統一された軸での評価を実現｜ソフトバンク株式会社

 

1.営業職における顧客対応のスキル向上｜日本生命保険

日本生命保険では、営業職員の顧客対応スキル向上を目的としてAIを導入しています。

従来のロールプレイング（模擬商談）形式の研修では「恥ずかしさ」から営業職員が持つスキルを最大限発揮できずにいました。

そこで、表情やジェスチャーなどから自動評価するAI機能を導入。営業職員は、スマホで自撮りをするだけで評価を確認できるため、反復練習しやすくなったとのことです。

参考：営業トークの「威力」をAIが判定、日本生命がアプリ搭載スマホ4万台を職員に導入｜日経×TECH

 

2.面談中の記録業務を軽減｜エンジョイント税理士法人

エンジョイント税理士法人では、議事録作成にAIを活用しています。

以前からクラウド利用は進めていたものの、話を聞きながら記録を取る方法では、記録を取るために顧客を待たせてしまうことが多かったようです。

しかし、AIに議事録作成を任せるようにしたことろ、本来の対話に集中できるようになり、面談の質が向上したと語られています。また、後から面談映像を確認できることで、トラブルを未然に防ぐ役割も果たしているようです。

参考：【導入事例】Umee Technologies、エンジョイント税理士法人に「Front Agent」を導入し、AI × kintoneの記録管理を実現｜Umee Technologies株式会社

 

3.アンケート結果の自動分析で手動の10分の1以下に時短｜三菱総合研究所

三菱総合研究所では、アンケート結果の自動分析にAIを活用しています。

アンケートの回答方法には「選択式」と「自由記述式」の2パターンがあります。豊富な情報を得るには「自由記述式」で回答してもらうのが有効ですが、手動での読解や分析には多大な時間とコストがかかるのがネックです。

そこで同社は、自由記述式回答の分析にAIを導入しました。その結果、回答の分類・代表的な意見の抽出と要約が可能になり、自由記述式でも選択式と同様の時間・コストで調査できるようになったとのことです。

参考：生成AIで自由記述式アンケートを自動分析、手動の1/10の時短を実現｜三菱総合研究所

 

4.生成AIによるテンプレート呼び出し・自動対応で、メール対応業務の属人化解消｜カラクリ株式会社

カラクリ株式会社では、電子メール業務の効率化にAIを活用しています。

同社が運営する施設「星野リゾート」の宿泊予約センターでは、顧客満足度向上を目指し、さまざまな業務効率化に取り組んでいます。

しかし、電子メールの返信文テンプレートは5,000を超えており、新人オペレーターは必要なテンプレートを見つけ出すことに多くの時間を要していました。この電子メール業務については属人的になっていたとのことです。

そこで同社は、AIによる「テンプレート検索」「自動返信」「新人の文章校閲」を実施しています。これにより、新人社員でもベテランを超える数のメール対応が可能になり、業務の属人化が解消されました。

参考：星野リゾート全施設の宿泊予約センターが、生成AI導入で顧客対応力を強化｜カラクリ株式会社

5.モデル起用や撮影は行わず生成AIのみで広告制作｜株式会社パルコ

株式会社パルコでは、生成AIを駆使したファッション広告制作をして話題になりました。

同社によると、以下のファッション広告制作では、実際のモデル撮影はされていないようです。グラフィックやムービー、ナレーション、音楽のすべてを、生成AIにプロンプトを伝えるだけで制作したとのことです。

https://youtu.be/a6pBBlTYwHk

広告制作には多大な人件費と工数がかかるものですが、AIを効果的に活用すれば大幅なコストカット・時間短縮が実現できます。

参考：パルコ初の生成AI広告「HAPPY HOLIDAYSキャンペーン」が公開！グラフィック・ムービー・ナレーション・音楽まで全て生成AIにて制作！｜株式会社パルコ

 

6.3Dモデルのアウトライン生成で建築設計の初期段階の作業を効率化｜株式会社大林組

株式会社大林組では、ファサードデザイン（建物の正面から見た外観）の検討にAIを活用しています。

従来は設計者が、アイデア出し、スケッチやCADを使用したデザイン案作成までのすべてを手作業でおこなっていました。準備をするだけでも時間と手間を要していたようです。

しかし、さまざまなデザインをAIに学習させたことで、複数のファサードデザインを瞬時に作成できるようになりました。

その結果、それまで必要とされていた「顧客の要望を聞き取り、イメージをすり合わせる」といった時間と手間が大幅に削減されたとのことです。

参考：建築設計の初期段階の作業を効率化する「AiCorb®」を開発｜株式会社大林組

 

7.生成AIの導入で1人あたりの1日のコーディング時間が約1～2時間削減｜LINEヤフー株式会社

LINEヤフー株式会社では、開発業務に関わるエンジニアを対象にAI導入を進めています。

ソフトウェア開発におけるコーディング作業にAIを活用することで、AI視点からエラーや最適化ポイントを提案してもらえます。

その結果、1人あたりのコーディング時間が約1〜2時間削減されました。

参考：テスト導入の結果、1人あたりの1日のコーディング時間が約1～2時間削減｜LINEヤフー株式会社

 

8.原料検査の自動化・効率化で働く人にやさしく｜キユーピー株式会社

キユーピー株式会社では、惣菜の原料となるカット野菜の検査工程にAIを活用しています。

人の目による検査は身体的負担が大きく、また、従来の検査装置では変色・変形・夾雑物など無限にある不良品パターンで高精度を出すのが困難でした。

しかし、AIに良品パターンを学習させることで「良品以外はすべて不良品」と検出可能になり、精度が飛躍的に向上したとのことです。

参考：AIを活用した原料検査装置をグループに展開｜キユーピーアヲハタニュース

 

9.AIを活用した異常予兆検知で監視業務の標準化と属人化の解消｜花王株式会社

花王株式会社では、製品工程の運転監視・異常予兆検知にAIを導入しています。

同社では、多様な製造拠点における設備の高経年化や人材の高齢化・不足・技術伝承に課題を感じていました。

しかし、各設備にAIを導入して自動化することで、信頼性の高い異常予兆検知、製造技術の伝承、監視業務の標準化による属人化解消を達成しています。

参考：先進的AI技術を導入したプラントの異常予兆検知の取り組みが第16回日本化学工業協会「レスポンシブル･ケア大賞」を受賞｜花王株式会社

 

10.新卒採用選考にAI導入でより客観的かつ統一された軸での評価を実現｜ソフトバンク株式会社

ソフトバンク株式会社では、新卒採用選考における動画面接の評価にAIを活用しています。

同社では、採用業務の効率化のために、「事前に設定された質問に対する回答を応募者が動画で提出する」というスタイルを導入しています。

面接評価は担当者によって左右されるものですが、AIに「熟練の採用担当者による評価基準」などを学習させることで、動画の評価を自動算出できるようになりました。

これにより採用担当者は、不合格と判定された動画を再確認するだけで済みます。

参考：新卒採用選考における動画面接の評価にAIシステムを導入｜ソフトバンク株式会社

 

業務効率化に役立つAIツールの代表例5選

ここからは、業務効率化に役立つAIツールを5つ紹介します。

1. ChatGPT（文章生成）
2. Canva（デザイン生成）
3. HubSpot（営業サポート）
4. AI議事録取れる君（議事録作成）
5. hitobo（問い合わせ対応）

 

1.ChatGPT（文章生成）

提供会社	OpenAI
料金	・無料版：0円 ・Plus：20ドル/月 ・Pro：200ドル/月 ・Team：30ドル/月（年払い：25ドル/月） ・Enterprise：要問い合わせ
無料トライアル	–
機能	・文章生成 ・要約・翻訳・校正 ・コード生成 ・質問回答 ・音声会話 ・ウェブ検索 ・データ分析 ・グラフ作成 ・画像生成
公式サイト	https://openai.com/ja-JP/chatgpt/overview/

 

ChatGPTは、自然言語処理技術に優れたAIチャットツールです。プロンプト（命令文）に入力した内容に応じて、文章生成やアイデア提案などをしてくれます。

例えば、メールの下書き作成、コンテンツアイデアのブラインストーミングなどに利用可能です。

複雑な文脈やニュアンスも理解してくれるため、人間のように対話できます。テクノロジーに詳しくない方でも手軽に活用できるのが魅力です。

 

2.Canva（デザイン生成）

提供会社	Canva Pty Ltd
料金	・Canva無料：0円 ・Canvaプロ：11,800円/年 ・Canvaチームス：15,000円/年 ・Canvaエンタープライス：要問い合わせ
無料トライアル	30日間
機能	・テキストを追加するだけでレイアウトを提案 ・キーワードを追加するだけで文章を自動生成 ・スライドに挿入する音楽の自動生成 ・ブラシ機能によるさまざまな画像加工 ・1億点以上の写真・動画・素材 ・3,000種類以上のフォント
公式サイト	https://www.canva.com/ja_jp/

 

Canvaは、手軽にビジュアルコンテンツを生成できるグラフィックデザインツールです。

プレゼン資料作成、ポスター制作、SNS投稿用のコンテンツ作成など、幅広い用途に合わせたテンプレートが豊富に用意されています。

AI機能を活用することで、理想に近いテンプレートの呼び出し、画像生成などもできます。デザインに関する知識やセンスがなくても、プロ並みの資料やコンテンツ作成が可能です。

 

3.HubSpot（営業サポート）

提供会社	HubSpot Japan株式会社
料金	■個人小規模チーム向け ・無料（2人まで） ・Marketing Hub Starter：1,800円/月〜 ・Starter Customer Platform：1,800円/月〜 ・Marketing Hub Professional：96,000円/月〜 ■企業単位〜大規模企業向け ・Marketing Hub Professional：96,000円/月〜 ・Marketing Hub Enterprise：432,000円/月〜
無料トライアル	14日間
機能	・Eメールマーケティング ・フォーム ・シンプルなマーケティングの自動化 ・キャンペーンレポート ・ソーシャルメディア
公式サイト	https://www.hubspot.jp/

 

HubSpotは、マーケティング・営業・カスタマーサポートなどの業務を支援するCRM（顧客関係管理システム）ツールです。

顧客情報をデータ化し、メールやWebサイトでの行動履歴も自動で記録できます。見込み顧客を惹きつけるためのLP・ブログ・メルマガ配信も自動化が可能です。

近年、多くの企業から注目を集めているインバウンドマーケティングの効率化に役立つでしょう。

 

4.AI議事録取れる君（議事録作成）

提供会社	株式会社ALM
料金	・Personal：1,078円/月 ・Enterprise：6,050円/月〜
無料トライアル	7日間
機能	・自動文字起こし ・AI自動要約 ・Zoom連携 ・Microsoft Teams連携 ・Google Meets連携 ・ファイル取り込み ・単語登録 ・翻訳 ・共同編集 ・ブックマーク ・自動録音 ・ワード・CSV・マークダウン形式のダウンロード ・共有リンク作成 ・メール展開
公式サイト	https://gijirokukun.com/

 

AI議事録取れる君は、その名の通り、議事録作成を効率化するためのツールです。

音声認識技術に優れており、AI機能で文字起こしや要約などの業務を自動化できます。手動メモから解放されることで、商談や会議の質を高めることにもつながるでしょう。

 

5.hitobo（問い合わせ対応）

提供会社	アディッシュ株式会社
料金	要問い合わせ
無料トライアル	–
機能	・Q&A自動生成 ・応答生成ボット ・表記揺れ・専門語対応 ・お問い合わせ履歴からの分析 ・チャットのリアルタイム確認 ・SSL暗号化による安全な通信
公式サイト	https://hitobo.io/

 

hitoboは、問い合わせ対応を効率化できるAIチャットボットです。よくある質問の自動返信や、Q&Aの自動生成などに対応しています。

顧客からの簡単な質問や社内FAQの対応時間が削減されるため、担当者はより丁寧な回答を必要とする質問に時間を使えるようになります。

また、24時間365日いつでも問い合わせ対応ができるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

 

AIツールとRPAツールの違い

業務効率化を目指している方は、RPAツールにも興味関心があるかもしれません。

RPAとは、Robotic Process
Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略であり「ロボットによる業務プロセスの自動化」を意味します。

AIとRPAの大きな違いは「学習機能の有無」です。

• AIツール：自己学習機能があり、データの分析や予測ができる
• RPAツール：人間が指示した定型業務のみを自動化できる

したがって、データ分析や・メール作成・不良品検知などの高度な業務効率化を図りたいのなら、AIツールを選ぶのがおすすめです。

 

AIで業務効率化を進める際の注意点5つ

AIを活用すれば大幅に業務効率化が進むでしょう。

しかしAIを効果的に活用するには、以下5つの注意点を把握しなければなりません。

1. 誤った情報発信をするリスクがある
2. 出力結果に偏りが’生まれることもある
3. 個人情報や機密情報の漏洩リスクがある
4. 事前に効率化させたい業務を明確にする
5. 従業員のAIリテラシー教育を実施する

順番に解説します。

 

1.誤った情報発信をするリスクがある

AIはさまざまなデータを活用して、私たちが求める情報を生成してくれます。

しかし、AIが生成した情報は必ずしも正しいとは限りません。

• インターネット上にある誤情報や古い情報を参考にしていた
• 過去に間違って入力したデータを学習していた
• 入力された指示の文脈を完全理解できずに応答した
• 著作物を学習して類似コンテンツを生成した

このような原因から、AIを活用したことで誤った情報発信をしてしまう可能性があります。

AI技術は日々進歩しており、出力情報の精度も高まっています。とはいえ、AIの出力情報を活用する・その責任を取るのは人間自身です。

業務効率化にAIを活用する際は、常に出力結果に疑いの目を持ち、最終チェックを欠かさないようにしましょう。

 

2.出力結果に偏りが生まれることもある

AIは大量のデータを学習することで、共通点の抽出や合理的な判断を提供してくれます。

しかし、学習させるデータに偏りがあると、出力結果も偏ったものになります。場合によっては、差別的で不公平な判断を下してしまうかもしれません。

この学習データの偏りによる失敗としては、米国のアマゾン社の事例が有名です。

同社は、採用活動を効率化するために、過去10年間にわたって提出された履歴書をAIに学習させました。これにより、応募者とのマッチングを自動で判別できるようになります。

一見、業務効率化が進むように思えますが、実際は運用中止になりました。なぜなら、過去10年間、ほとんどの応募が「男性」だったからです。

つまり、AIは「男性を採用するのが好ましい」と判断してしまい、履歴書に「女性」の文字があると、性差別によって評価を著しく落としていたわけです。

参考：焦点：アマゾンがＡＩ採用打ち切り、「女性差別」の欠陥露呈で｜Reuters

このように、AIに学習させるデータに偏りがあると、望んでいた回答を得られなくなります。正しく活用するには、どのようなデータを学習させるのかにも注意が必要です。

 

3.個人情報や機密情報の漏洩リスクがある

AIを活用する際は、個人情報や機密情報の扱いにも気をつけなければなりません。

なぜなら、多くのツールでは、入力した情報を学習・保存するからです。そのため、以下のような問題から情報漏洩のリスクがあります。

• 第三者の出力結果に反映されてしまう
• ツールのバグでチャット内容が漏洩してしまう
• サイバー攻撃によって保存データが漏洩してしまう

実際、2023年3月20日に、OpenAI社が提供するChatGPTで個人情報が漏洩する事件が起きました。一部のユーザーに他人のチャット履歴が表示される時間があったようです。

参考：ChatGPTで個人情報漏えい OpenAIが原因と対策を説明｜ITmedia NEWS

最近は「入力した情報をAIに学習させない機能」が普及してきていますが、一定期間のデータ保存はされるでしょう。

そのため、AIツールを利用する際は「万が一でも、外部に漏れて困る情報は入力しない」を徹底することが大切です。

どうしても個人情報・機密情報を扱わなければならない場合は、インターネットを利用しない「オンプレミス型（自社で保有運用）」のツールを利用しましょう。

 

4.事前に効率化させたい業務を明確にする

AIツールを導入する際は、事前に効率化させたい業務を明確にしておくことが重要です。

「AIを導入すれば業務効率化が進む」と曖昧な気持ちでいると、最適なツール選択ができなくなります。ツール選択に失敗すると、以下のような事態が起こり得ます。

• 期待していた効果を得られず利用をやめてしまう
• 必要のない機能に無駄なコストをかけてしまう

中には、AIツールを導入するよりも、人間が引き続き担ったほうが費用対効果が高い場合もあります。例えば、高機能なツールを導入しても、それを扱える人間がいなければコストが無駄になるでしょう。

AIツールには、一定の学習期間を設けなければならないものも多いです。手間や費用対効果を把握するためにも、事前に効率化させたい業務は明確にしておきましょう。

 

5.従業員のAIリテラシー教育を実施する

AIリテラシーとは、AIを正しく活用できる能力のことです。

先ほどお伝えした通り、AIが出力する情報は必ずしも正確なものではありません。個人情報や機密情報の扱いにも気をつける必要があります。

AIを導入しても、それを活用する従業員がリスクを理解していないと、以下のような重大なトラブルが発生するかもしれません。

• 誤った資料で顧客に嘘を伝えてしまう
• 顧客の個人情報や自社の機密情報が漏洩してしまう

そもそもAIを活用するには、人間が指示を出さなければなりません。どのような指示を出せばいいのかわからないと、業務効率化からは遠ざかってしまいます。

企業がAIを導入する際は、ワークショップや研修を実施し、従業員の教育を怠らないようにしましょう。

 

なぜAIによる業務効率化が注目されているのか

最後に、AIを活用した業務効率化が注目されている3つの背景について紹介します。

1. 労働人口の減少
2. 働き方改革の推進
3. 業務の属人化防止

 

1.労働人口の減少

AIの台頭が急がれている大きな理由としては、労働人口の減少が挙げられます。

周知の通り、日本では少子高齢化が進んでおり、労働人口の維持が極めて困難な状況になっています。厚生労働省の見立てでは、15〜64歳の人口は2020年が7,509万人であったのに対し、2040年には6,213万人、2070年には4,535万人まで減少するとのことです。

 

出典：人口減少社会への対応と人手不足の下での企業の人材確保に向けて｜厚生労働省

 

また、人手不足によって倒産してしまった企業は、2013年〜2022年にかけて右肩あがりに増え続けているのも事実です。

 

出典：人口減少社会への対応と人手不足の下での企業の人材確保に向けて｜厚生労働省

 

このような労働力不足を解消したくても、その働き手となる人口が年々少なくなっています。そのため、AIツールを活用した業務の自動化が急務となっているのです。

 

2.働き方改革の推進

AIに頼らざるを得ない状況を作り出しているのは、「働き方改革の推進」もあります。

日本は深刻な労働人口不足に陥っており、その労働力不足を補おうとすると、従業員一人ひとりに業務負担がかかりすぎる事態が想定されます。

そのため、国は法改正によって「時間外労働時間の上限規制」や「有給休暇の取得義務付け」といった働き方改革を推進するようになりました。

つまり、多くの企業が「短時間で高いパフォーマンスを出すこと」を求められています。AIを活用した業務効率化は、企業が生き残るために避けて通れないトピックなのです。

 

3.業務の属人化防止

労働人口の高齢化や働き方改革によって、業務の属人化を課題にする企業も増えています。

例えば、以下の通りです。

• 「〇〇さんが有給休暇を取ると業務が回らない……」
• 「担当者によって品質にばらつきが生まれてしまう……」
• 「あの人が退職すると企業にノウハウが残らない……」

特に、従業員一人ひとりが多忙な毎日を過ごしていると、気軽に情報交換できません。「気がついたら属人化が進んでいた」という企業も多いのではないでしょうか。

AIを活用すれば、専門知識を学習させるだけで業務を標準化できます。また特定社員の行動分析やデータ共有もできるため、社員教育にも役立つでしょう。

そういった業務の属人化解消をするうえでも、AIは多くの企業から注目されています。

 

まとめ：AIを正しく活用して業務効率化を実現させよう

AIは単純作業や大量のデータ処理・分析を得意分野としています。

ヒューマンエラーが起きやすい仕事を自動化したり、意思決定のサポートをしてもらったりすることで大幅に業務効率化が進むでしょう。

また、従業員一人ひとりの業務負担が軽減されれば、より創造的な業務や顧客とのコミュニケーションに注力できるようになります。結果、企業の業績アップが加速するはずです。

ただし、AIを効果的に使うには、出力結果の精査や入力情報の管理を徹底する必要があります。重大なトラブル発生を防ぐためにも、まずはAIに関する基礎知識から学びましょう。