生成AIを活用したメール作成の基本的な流れ

まずは、生成AIを活用したメール作成の大まかな流れを確認しましょう。

手順は以下の通りです。

1. 最適な生成AIツールを選ぶ
2. 生成AIツールにプロンプトを入力する
3. 出来上がった文章を修正する

生成AIツールではOpenAIが開発したChatGPTが著名ですが、近年はGeminiやhitoboなど、さまざまな種類が登場しています。記事後半で各ツールの特徴を詳しく紹介していますので、自分たちに最適なものを選びましょう。

プロンプトとは、生成AIツールに入力する命令文（指示）のことです。送付先の特徴や伝えたいメッセージなどを具体的に指定することで、最適なメールを自動生成できます。

メールが自動生成されたら、人間の手で文章の修正をします。AIはまだまだ発展途上であり、必ずしも正しい文章が生成されるとは限りません。言葉遣いや内容に不備がないように、最終チェックは怠らないようにしましょう。

 

生成AIでメール作成をする4つのコツ

生成AIでメール作成をする際は、プロンプト（命令文）を工夫することが重要です。

以下4つのコツを押さえることで、文章生成の精度を高められます。

1. AIにキャラクター付けをする
2. 目的や伝えたい内容を明確にする
3. 受信者に合わせたトーンや文字数を指定する
4. プロンプトを構造化する

順番に見ていきましょう。

 

1.AIにキャラクター付けをする

あらかじめAIをキャラクター付けしてあげると、その人物に適した内容で文章生成をしてくれます。

例えば、以下の通りです。

「あなたは広告代理店の営業担当者です」

「あなたは〇〇社のマーケティング担当者です」

「あなたは優秀なカスタマーサポート担当者です」

「あなたは上司から信頼の厚い社員です」

キャラクターを具体化するほど、文章生成の精度も高まります。自分がどんな人物かをAIにわかりやすく伝えましょう。

 

2.目的や伝えたい内容を明確にする

メールを送る目的や伝えたい内容を明確にすることで、より文章や構成の質が高まります。

例えば、以下のように設定するといいでしょう。

• 宛先：取引先である〇〇社の担当者
• 件名：打ち合わせのお礼
• 伝えたい内容：時間をもらったことへの感謝・提案内容の承諾・次回の日程調整
• 起こしてほしい行動：来週の月曜日までに返信してほしい

このように目的や内容を具体的に指定すれば、そのプロンプトに沿った適切なメール作成をしてくれます。

 

3.受信者に合わせたトーンや文字数を指定する

文章の雰囲気を左右するトーンを明確にすることで、よりイメージに近いメール作成ができます。受信者との間柄を考慮し、丁寧な表現を用いるのか、適度にフレンドリーな文章にするのかを指定しましょう。

また、送る内容に合わせて「300文字以内」のように文字数を明確にすることも、イメージに近づけるために有効な手法です。

 

4.プロンプトを構造化する

近年の生成AIは、プロンプト（命令文）の認識精度が高まっていますが、構造化することでよりイメージに近いメールを引き出しやすくなります。

AIのキャラクター、伝えたい情報、トーンなどは箇条書きで整理し、少しでもAIが理解しやすい形でプロンプトを送りましょう。

なお、プロンプトの構造化に慣れていない場合は、生成AI自身にプロンプト作成をお願いするのもおすすめです。「打ち合わせのお礼メールを送るためのプロンプトを作成してほしい」のような指示を送れば、最適なプロンプトを提案してくれます。

 

生成AIでメール作成をする際のプロンプト例5選

メール作成する際のプロンプト例を、よくある5つのシーンにて紹介します。

最適なプロンプトは企業ごとに異なりますが、参考にしてみてください。

1. お礼のビジネスメール
2. お詫び・謝罪のビジネスメール
3. 打ち合わせの日程調整メール
4. 請求書を送付する際のメール
5. 海外企業へのビジネスメール

 

1.お礼のビジネスメール

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あなたは広告代理店の営業担当者です。

以下の情報をもとに、お礼の気持ちを伝えるビジネスメールを作成してください。

#条件

・文字数：400文字以内

・トーン：堅くなりすぎない

＃伝えたい内容

・打ち合わせに参加してくれたことへの感謝

・次回打ち合わせ日程調整の依頼

・返信期限：来週の月曜日まで

#出力形式

・件名：

・本文：

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2.お詫び・謝罪のビジネスメール

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あなたは優秀なビジネスマンです。

以下の情報をもとに、取引先に対するお詫びのメールを作成してください。

#条件

・文字数：500文字以内

・トーン：申し訳ない気持ちが伝わるように

#伝えたい内容

・商品の開発が遅れていることをお詫びしたい

・納期は1週間後を予定していたが、開発遅れにより1ヶ月後になる見込み

・何か要望や意見があれば教えてほしい

#出力形式

・件名：

・本文：

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3.打ち合わせの日程調整メール

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あなたは会社のサービス担当者です。

以下の情報をもとに、取引先との打ち合わせ日程調整に関するメールを作成してください。

#条件

・文字数：400文字以内

・トーン：丁寧に

#伝えたい内容

・サービス関する打ち合わせの日程調整をしたい

・打ち合わせは1時間程度を予定している

#希望日程

・1月16日 13時〜

・1月20日 10時〜

・1月23日 15時〜

#出力形式

・件名：

・本文：

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4.請求書を送付する際のメール

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あなたは会社の経理担当者です。

以下の情報をもとに、取引先へ請求書を送付する際のメールを作成してください。

#条件

・文字数：450文字以内

・トーン：丁寧に

#伝えたい内容

・請求書は2枚添付している

・支払い期限：2024年1月30日

・不備があれば連絡してほしい

#出力形式

・件名：

・本文：

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5.海外企業へのビジネスメール

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あなたは海外経験が豊富なビジネスマンです。

以下の情報をもとに、ビジネスメールを作成してください。

#条件

・言語：英語

・文字数：500文字以内

・トーン：丁寧に

#伝えたい内容

・人事異動にともない担当者が変更になる

・新しい担当者は［担当者名］で、［日付］から担当する

・後任者も経験豊富なプロフェッショナルである

・後日、後任者からも挨拶のメールをする予定

・今までの感謝を伝える

#出力形式

・件名：

・本文：

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メール作成でAIを活用するおすすめシーン

生成AIによるメール作成は、さまざまなシーンで活用できます。

中でも、以下のシーンでは貢献度が高くなるでしょう。

1. お礼や謝罪を送るとき
2. 簡単な返信文を送るとき
3. 外国語に翻訳して送るとき

順番に解説します。

 

1.お礼や謝罪を送るとき

お礼や謝罪に関するメールは、状況に合わせた丁寧な文面が求められます。テンプレートを使用した対応が難しいため、メール作成に時間がかかってしまう方が多いでしょう。

しかし、生成AIを活用すれば、伝えたい内容やトーンを指定するだけで、イメージに近い文面が瞬時に作成されます。

多少の修正や調整を加える必要はあるものの、手動で作成するよりも大幅に工数を削減できます。

 

2.簡単な返信文を送るとき

生成AIツールの中には、過去のやりとりを参照して、最適な返信メールを作成する機能を備えていることも多いです。

例えば、提案メールに対して「承諾する・しない」をワンクリックするだけで、返信メールを作成してくれます。

文面を考える必要のないメールでも、毎日何十通も作成していると多くの時間を要します。簡単な返信メールは、生成AIで効率的に作成しましょう。

 

3.外国語に翻訳して送るとき

生成AIは、日本語で作成したメールを外国語に翻訳もできます。

対応言語はツールによって異なりますが、英語・中国語・フランス語・スペイン語など、主要な言語には対応していることが多いです。

海外企業と取引をしている企業はもちろん、これからグローバルなビジネス展開を検討している企業の大きな手助けになるでしょう。

 

生成AIでメール作成する5つのメリット

メール作成に生成AIを活用するのは、時間の短縮以外にも多くのメリットがあります。

ここからは、生成AIでメール作成をする5つのメリットを詳しく見ていきましょう。

1. 本来の仕事に集中できるようになる
2. パーソナライズされた内容を作成しやすくなる
3. 多言語でのやりとりも円滑にできる
4. 誤字脱字のミスを防げる
5. 文章をわかりやすくするための提案を受けられる

 

1.本来の仕事に集中できるようになる

生成AIを活用することで、メール作成にかかる時間を大幅に短縮可能です。すると、従業員は「新製品開発」「営業戦略立案」「顧客サポート」など、本来の仕事に時間を割けるようになります。

日本ビジネスメール協会が公表する「ビジネスメール実態調査2024」によると、仕事におけるメール利用実態は、以下の通りです。

• 1日に送信しているメールの平均通数：12.27通
• メールを1通書くのにかかる平均時間：5分57秒

送信数と作成時間を掛け合わせると、1日あたりで1時間以上もビジネスメールに時間を割いていることになります。

本来注力すべき仕事になかなか時間を使えていないのなら、生成AIでメール業務を自動化させましょう。

 

2.パーソナライズされた内容を作成しやすくなる

メール作成の時短をするために「テンプレート」を活用している企業は多いでしょう。

しかし、テンプレートでは、送信先に合わせて文面や構成を調整する手間は省けません。

その点、生成AIは送信先の情報を伝えるだけで、パーソナライズされたメールを作成してくれます。また学習機能によって、過去の履歴を参照しながら、送信先の人物が興味を引く内容に仕上げることも可能です。

パーソナライズした内容を送ることで、顧客満足度の向上や親近感の育成が期待できます。単なる大量生産ではなく、きちんと状況に応じたメールを作成してくれるのは、テンプレートには出せない大きな魅力です。

 

3.多言語でのやりとりも円滑にできる

生成AIを活用すれば、多言語でのメール作成も手軽にできます。受信したメールを読み込ませることで和訳も可能です。

言語の壁を超えたコミュニケーションが円滑になるため、グローバルなビジネス展開も加速するでしょう。

誰もが多言語を扱いやすくなることで「〇〇さんでないと対応できない」のような属人化も解消できます。

 

4.誤字脱字のミスを防げる

生成AIにメール作成を依頼すると「誤字脱字のミス」を防げるメリットもあります。ヒューマンエラーの概念がないだけでなく、校正機能によって正しい文面作成が可能です。

「誤字脱字があっても気にしない」という方は多いかもしれません。しかし、お詫びや謝罪メールで誤字脱字があると、失敗を重ねたことになります。人によっては不快感が増す原因になるため、失敗できないメールには生成AIの活用がおすすめです。

 

5.文章をわかりやすくするための提案を受けられる

生成AIは、メールを作るだけでなく、すでに作成した文面をわかりやすくするための改善も可能です。

例えば、以下のようなサポートを受けられます。

• 主語・述語のねじれを解消してくれる
• 専門用語を噛み砕いた表現に変えてくれる
• より具体的な内容にするための提案をしてくれる

「もっとわかりやすい内容にしたい」のようなプロンプト（命令文）を送る手法もあります。しかし、ツールの中には、ボタンひとつで改善案を提案してくれるものもあります。

手動でメール作成をしていると「うまく伝わるだろうか……」「失礼がないだろうか……」と頭を悩ませて、多くの時間を無駄にしてしまうことがあるでしょう。

生成AIを活用すれば、そのようなメール作成で悩む時間を大幅に削減できます。伝わりやすい文章生成をすることで、提案が通る可能性も高まるでしょう。

 

生成AIでメール作成する際の注意点3つ

生成AIは発展途上であり、完璧なものではありません。

メール作成に利用する際は、以下の3つに注意してください。

1. 個人情報・機密情報は入力しない
2. 出力された情報を過信しない
3. 人の目による最終チェックを欠かさない

順番に解説します。

 

1.個人情報・機密情報は入力しない

生成AIを利用する際は、個人情報や機密情報を入力してはいけません。

なぜなら、以下の事象によって情報が漏れてしまうおそれがあるからです。

• 入力データが学習に使用されて第三者に表示される
• 保存データがツールのバグ・不正アクセスによって漏洩する

実際、過去にChatGPTで「一部のユーザーに、別のユーザーのチャット履歴が表示されてしまう」というバグが発生した事例があります。

参考：ChatGPTで個人情報漏えい OpenAIが原因と対策を説明｜ITmedia NEWS

現在はセキュリティ性の高いツールが増えていたり、入力データを学習させない設定が普及したりしていますが、どのような形で情報漏洩が起きるかわかりません。万が一でも漏れて困る情報は、はじめから入力しないようにしましょう。

 

2.出力された情報を過信しない

生成AIの精度は日々向上していますが、100%正しい情報が出力されるわけではありません。

例えば、以下が原因で誤った情報を自動生成してしまうこともあります。

• 過去に誤って入力されたデータを学習した
• 古い情報を更新せずそのまま反映された
• 自身が誤った名称や数字で指示をした

特に企業名やサービス名、日時や場所は、入力ミスが起きやすいため注意が必要です。

 

3.人の目による最終チェックを欠かさない

生成AIには、誤字脱字チェックや校正の機能が備わっていますが、ミスや不適切表現が含まれている可能性もゼロではありません。

文脈やニュアンスを完全に理解できず、不自然な言い回しになっていることもあります。相手との関係性を考慮していない、失礼な文章になっている可能性もあるでしょう。

先ほどお伝えした通り、誤った情報を生成するリスクもあるため、最終的なチェックをする習慣は怠らないようにしましょう。

 

メール作成におすすめなAIツール5選｜無料あり

ここからは、メール作成におすすめなAIツールを5つ紹介します。

ツールによって特徴は異なりますので、自身に合ったものを探してみてください。

1. ChatGPT
2. Gemini
3. hitobo
4. ferrets One
5. yaritori

 

1.ChatGPT

提供会社	OpenAI
料金	無料版：0円 Plus：20ドル/月 Pro：200ドル/月 Team：30ドル/月（年払い：25ドル/月） Enterprise：要問い合わせ
無料トライアル	–
主な機能	文章生成 要約・翻訳・校正 コード生成 質問回答 音声会話 ウェブ検索 データ分析 グラフ作成 画像生成
公式サイト	https://openai.com/ja-JP/chatgpt/overview/

 

ChatGPTは、AI文章作成における代表的な存在といえるツールです。

自然言語処理の分野で最先端を歩んでおり、自由なプロンプト（命令文）で、メールを含めた幅広い文章生成に対応しています。

PCはもちろん、スマホアプリからの利用も可能です。無料版でも十分な性能を備えていますが、有料版にすれば、画像生成機能や多様なプラグインに利用可能となります。

 

2.Gemini

提供会社	Google
料金	無料
無料トライアル	–
主な機能	文章生成 要約・翻訳・校正 情報の検索 音声入力 画像生成 コード生成 Googleサービスとの連携
公式サイト	https://gemini.google.com/

 

Geminiは、Google社が開発する対話型の生成AIです。ChatGPTと同様に入力したプロンプト（命令文）に応じて、自然な文章作成をしてくれます。

ChatGPTとの違いは「Googleの各種サービスとスムーズに連携できること」です。

例えば、Gmailと連携させれば、Geminiで作成した下書きを、ワンクリックでGmailの返信画面に反映できます。また過去のメールから必要な情報を探し出すことも容易に可能です。

他にも、ドライブと連携して資料の要約をしたり、カレンダーと連携してスケジュールの確認や追加をスムーズにできたりもします。

 

3.hitobo

提供会社	アディッシュ株式会社
料金	要問い合わせ
無料トライアル	–
主な機能	Q&A自動生成 応答生成ボット 表記揺れ・専門語対応 お問い合わせ履歴からの分析 チャットのリアルタイム確認 SSL暗号化による安全な通信
公式サイト	https://hitobo.io/

 

hitoboは、社内問い合わせ業務や顧客対応を効率化できるAIチャットボットです。

ChatGPTとの連携で、質問者の意図を柔軟に解釈し、登録された自社情報をもとに自動返答してくれます。決まりきった定型文ではなく、個別のお問い合わせ内容に最適化された文案が提示されるのもポイントです。

自身でメールやチャット対応をする手間が省けるため、大幅な業務効率化となるでしょう。

 

4.ferrets One

提供会社	株式会社ベーシック
料金	要問い合わせ
無料トライアル	–
主な機能	メール作成 リスト作成 メルマガ配信 行動検知 ステップメールの管理 指定リストに一斉配信 商談予約フォーム チャット通知 外部ツールとの連携 お問い合わせ管理 アクセス解析レポート
公式サイト	https://ferret-one.com/

 

ferrets Oneは、BtoBマーケティングに必要な機能を1つにまとめたCRMツールです。

AIによるメール作成とコンテンツ制作・ステップメールの管理・指定したリストに一斉配信・分析機能に対応しています。メールマーケティングの効率化に役立つでしょう。

 

5.yaritori

提供会社	Onebox株式会社
料金	1,980円/月/ユーザー
無料トライアル	7日間
主な機能	メール文の自動生成・変換・翻訳 クレームメールの自動判断 複数メールアドレスの管理 対応状況の可視化 返信担当者の設定 メールごとのチャット・メンション メールの未読・既読 二重返信防止 下書きの共有 テンプレート 送信予約 自動返信 LINE公式アカウント連携 Slack・Chatwork連携 Salesforce連携 IPアドレス制限 メンバーの権限管理
公式サイト	https://yaritori.jp/

 

yaritoriは「文章の自動生成」や「翻訳・丁寧語への変換」に対応した問い合わせ管理ツールです。

OpenAI社が提供する自然言語生成モデル「GPT-4」を活用しており、文章生成の制度には定評があります。

二重対応や対応漏れを防止する機能や、クレームメールの自動検出・緊急度の高い案件のアラート機能も備わっています。

さらには、ボタンひとつで簡易的な返信をしたり、LINE・Slack・Chatworkと連携できたりと、メール作成の業務効率化に関わる機能が豊富にあります。

 

まとめ：生成AIでメール作成をして送信・返信の業務効率を高めよう

ビジネスシーンにメールは欠かせないものですが、適切な文面を考える工程は、日々の業務負担を高めています。

生成AIを有効活用することで、送信先にパーソナライズされたメールを作成しやすくなります。業務負担が軽減されることで、担当者はよりコア業務に集中できるはずです。

ただし、生成AIも完璧なツールではありません。内容の精査や情報漏洩の対策をしっかりとし、正しい運用方法で、日々のメール送信・返信を効率化させていきましょう。